Depuis 2014, la communication de la comptabilité tenue sous forme informatique doit être effectuée par la remise au service de vérification d’un Fichier des Ecritures Comptables (FEC) qui regroupe toutes les écritures de la comptabilité tenue sous forme informatique. Cette communication est devenue obligatoire alors qu’auparavant elle était facultative. Cela a changé profondément les normes auxquelles doivent répondre les entreprises qui font l’objet d’une vérification de comptabilité, d’autant que cette communication doit en principe être communiquée dès la première intervention – c’est-à-dire à un moment où les services financiers et la direction sont déjà très occupés pour se préparer dans les meilleures conditions à la première intervention du vérificateur.
C’est le principe de la communication immédiate du Fichier des Ecritures Comptables qui vient de faire l’objet d’un aménagement alors que le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée (ou la remise de fichiers non conformes aux normes) est passible d’une amende égale à 1 500 €.
Lorsque les FEC sont remis en main propre au vérificateur (disque dur, clé USB), l’accusé de réception des fichiers s’effectue sur place. L’accusé de réception peut être signé par le DAF ou le responsable comptable sans qu’un mandat de représentation ne soit nécessaire.
Lorsque le contribuable indique qu’il souhaite remettre les FEC via la plate-forme d’échanges sécurisés de la DGFiP ESCALE (https://escale.dgfip.finances.gouv.fr), il doit préciser à quelle date il envisage de le faire et le vérificateur prendra ses coordonnées de messagerie pour lui adresser un ticket d’envoi. Puis, lors de l’intervention sur place du vérificateur suite à la transmission du FEC via ESCALE, le document de remise du FEC est donné, en double exemplaire, en main propre au contribuable et contresigné par ce dernier.
Délais de remise du FEC : tolérance de l’administration – Pour les contrôles engagés au cours de l’année 2014, les copies de FEC pourront être remises au vérificateur, non pas lors de la première intervention sur place, comme le prévoit le texte (LPF art. L. 47 A-I), mais, au plus tard, lors de la deuxième intervention (BOFiP-CF-IOR-60-40-10-§ 170-18/02/2013). La DGFiP vient de préciser en outre que, si le contribuable indique au vérificateur qu’il a réclamé le FEC à son prestataire de services ou à son expert comptable, le vérificateur peut lui laisser, en fonction des circonstances, un délai de un mois maximum. Passé ce délai, le procès-verbal d’absence de remise sera rédigé et l’amende appliquée.
Cette tolérance d’un mois pour la remise du FEC a une incidence sur la limitation à trois de la durée d’exercice sur place des vérifications de comptabilités pour les petites entreprises dont le chiffre d’affaires ou les recettes n’excèdent pas les limites d’application du RSI.
Il est précisé que le délai ne commence à courir qu’à la date de remise effective des FEC conformes pour l’ensemble des exercices vérifiés. Si le FEC n’est pas remis ou n’est remis que partiellement, ou si la comptabilité est remise sous format papier alors qu’elle est informatisée, le délai de 3 mois ne s’applique pas.